CUPRINS
1. Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal
2. Anexa la Informarea principala – Informatii suplimentare
INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Scopul acestei Informări privind prelucrarea datelor cu caracter personal (“Informarea privind prelucrarea datelor” sau ”Informarea”)
Introducere
1. La fel ca în majoritatea organizaţiilor, FF Group Romania S.R.L. (”noi”, ”Organizaţia”) deţine şi prelucreaza o gamă largă de informaţii, dintre care unele privesc persoanele care lucrează/colaboreaza la/cu noi, care au lucrat/colaborat sau care doresc sa lucreze/colaboreze la/cu noi.
Această Informare privind prelucrarea datelor priveşte, în esenţă, persoanele care deţin calitatea de angajat al societăţii FF Group România S.R.L. (”Organizaţia”) sau o calitate având o natură similară (cum ar fi stagiar, reprezentant al unui colaborator permanent sau ocazional). De asemenea, aceasta conƫine şi informaţii ce privesc persoane care candidează pentru posturi din cadrul Organizaţiei, precum şi foştii angajaţi.
Această Informare privind prelucrarea datelor explică tipul de informaţii pe care le prelucrăm, de ce le prelucrăm şi modul în care prelucrarea lor vă poate afecta pe dumneavoastră, în măsura în care sunteţi persoane vizate de prelucrare.
2. Pe scurt, această Informare privind prelucrarea datelor explică:
- ce date cu caracter personal deţinem şi de ce le prelucrăm;
- temeiul legal care ne permite să prelucram datele dvs. cu caracter personal;
- de unde vin datele, cine ajunge să le vadă şi cât timp le păstrăm;
- cum se accesează datele dvs. cu caracter personal şi alte drepturi; şi
- cum să ne contactaţi.
Informarea privind prelucrarea datelor cuprinde acest document (Informarea de bază) şi Informaţii suplimentare în Anexa la acest document.
Informaţiile suplimentare conţin si un Glosar în care explicăm ce înseamnă “date cu caracter personal”, “prelucrare”, “date personale sensibile” şi alţi termeni utilizati în această Informare.
Datele cu caracter personal – ce deţine FF Group Romania S.R.L. şi de ce prelucreaza
3. Noi deţinem diverse tipuri de date despre categoriile de persoane precizate mai sus, inclusiv detaliile lor personale, informaţii despre munca pe care o prestează la noi, salariul sau remuneraţia lor, condiţii şi termeni contractuali, etc.
Alte exemple despre tipurile de date pe care le deţinem se găsesc în Informaţiile suplimentare.
Noi prelucrăm aceste date pentru scopurile noastre de afaceri, inclusiv de conducere, administrative, pentru scopuri de angajare şi scopuri legale. Informaţiile suplimentare furnizează mai multe informaţii detaliate despre aceste scopuri.
Vezi Alte informaƫii despre datele pe care le prelucrăm şi scopurile noastre.
Temeiul legal de prelucrare a datelor cu caracter personal
4. Conform legislaƫiei privind protecţia datelor, există diverse temeiuri pe care se poate baza prelucrarea datelor cu caracter personal ale dumneavoastră. În unele situaƫii, se aplică mai mult de un temei legal. Am centralizat aceste temeiuri legale ca fiind Contract, Obligaţie legală, Interese legitime şi, în situaţii excepţionale, Consimţământ.
Puteţi găsi alte informaţii pentru fiecare din Informaţiile suplimentare. Vezi Temeiuri legale de prelucrare a datelor cu caracter personal.
De unde vin datele cu caracter personal şi cine ajunge să le vadă
5. Unele din datele cu caracter personal pe care le prelucrăm despre dumneavoastră vin chiar de la dumneavoastră sau sunt obtinute prin intermediul tertilor cu care dumneavoastră şi/sau Organizatia noastra suntem in contact.
De exemplu (descrierea de mai jos nu este limitativă):
– în calitate de candidaţi în procesele de recrutare, dvs. ne transmiteţi informatii cuprinse în CV-ul personal pentru a vă putea califica în procesul de recrutare; astfel de informatii pot fi obţinute şi din mediile online, în baza baza publicării acestor informaţii de către dvs. sau în urma unei colaborări între Organizatia noastra şi firmele de recrutare/site-urile specializate;
– în calitate de angajaţi, dvs. ne transmiteţi detalii de contact şi informaţii bancare, pentru a încheia contractul de muncă şi pentru a vă achita salariul sau, mijlocit de relatia de munca, reprezentanţii noştri intră în posesia unor informaţii despre dvs. în urma unor examene de medicina muncii, de exemplu;
– pentru respectarea obligatiilor legale, prelucrăm datele foştilor angajaţi, aşa cum au fost obţinute în procesul de recrutare, cât şi obţinute ca urmare a desfăşurării relaţiei muncă;
– prelucrăm datele stagiarilor pentru pentru a permite derularea unui stagiu de pregătire (internship) sau pe ale angajaţilor / reprezentanţilor Partenerilor noşti, pentru a putea derula un raport comercial cu aceştia;
Datele dvs. cu caracter personal vor fi consultate intern de managementul din Organizatie, responsabili din departamentul de resurse umane şi, în unele împrejurări, după caz, de alƫi colegi din Organizatie, in functie de atributiile lor de serviciu.
De asemenea, transferăm datele dvs. către terƫi din afara Organizaţiei, de exemplu către persoanele cu care interacƫionaƫi (de ex. furnizori de servicii, clienţi ai Organizaţiei), către serviciul nostru de state de plată, către societăţi care furnizează servicii pentru sănătatea şi siguranţa dumneavoastră (SSM, medicina muncii), către autorităţi publice, fonduri de pensii, etc.
Alte informaţii pe această temă sunt prevăzute în Informaţiile suplimentare, în sectiunile “De unde vin datele cu caracter personal ” şi “Cine ajunge să vadă datele dvs. cu caracter personal?”
Cât timp păstram datele dvs. cu caracter personal?
6. Nu vom păstra datele dvs. mai mult decât este necesar pentru scopurile noastre.
În general, vom păstra datele dvs. cu caracter personal astfel:
– in calitate de candidati in procesele de recrutare, maxim 1 an (conform Procedurii de recrutare din cadrul Organizatiei);
– in calitate de angajati si fosti angajati, pe durata angajării dvs., şi pe o perioadă dupa aceea, în conformitate cu legea aplicabilă;
– in calitate de stagiari sau reprezentanti ai colaboratorilor permanenti sau ocazionali, in general pe durata limitata la perioada de colaborare cu dvs.
Vezi sectiunea „Retenţia datelor dvs. cu caracter personal – mai multe informaƫii” în Informaţii Suplimentare.
Transferuri de date cu caracter personal în afara Spaţiul Economic European (SEE)
7. Nu transferăm datele dvs. cu caracter personal în afara SEE.
Drepturile dvs. privind datele cu caracter personal
8. Aveţi, printre altele, dreptul să ne solicitaţi accesul la date, pentru a primi informaţii despre datele cu caracter personal pe care noi le prelucrăm despre dvs.
Mai multe informaţii despre cum să vă exercitaţi acest drept şi despre alte drepturi pe care le aveţi sunt prevăzute în Informaţiile Suplimentare la sectiunea „Accesul la datele dvs. cu caracter personal şi alte drepturi”.
În această secƫiune este explicat, de asemenea, modul în care puteƫi face o reclamaţie despre prelucrarea datelor dvs.
Detalii de contact
9. Pentru prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, noi acţionăm ca un “operator de date”.
Detaliile noastre de contact sunt următoarele:
FF GROUP ROMANIA S.R.L., sediul social în Bucureşti, Str. Tache Ionescu nr. 8, sector 1, punct de lucru în str. Ion Câmpineanu nr. 2, sector 1
Am numit un responsabil cu protecţia datelor (DPO) al cărui rol legat de protecţia datelor include informarea şi notificarea noastră şi a acelora dintre angajaţi care sunt implicaţi în prelucrarea datelor despre obligaţiile lor conform legislaţiei privind protecţia datelor. Detaliile de contact pentru responsabilul cu protecţia datelor sunt după cum urmează: Nicolae Alexandru, dpo@ffgroup.ro
Statutul acestei Informări privind prelucrarea datelor
10. Această Informare nu face parte din contractul dvs. de muncă şi nu creează drepturi sau obligaţii contractuale. Informarea poate fi modificată de noi, în orice moment.
ANEXA LA INFORMAREA PRINCIPALĂ – INFORMAŢII SUPLIMENTARE
Glosar de termeni
1. Termenii utilizați în aceasta Informare sunt:
“Date cu caracter personal” înseamnă orice informaţiile legate de dvs. (sau informaƫii pe baza cărora puteţi fi identificat) care se prelucrează prin mijloace automate sau prin proceduri manuale, indiferent dacă acestea fac parte dintr-un sistem organizat, structurat sau nu. Datele cu caracter personal includ caracteristici, fapte, acţiuni, activităţi ale dvs., precum şi intenţii sau opinii despre dvs.
Datele cu caracter personal “prelucrate automat” includ informaţii deţinute / stocate, sau utilizate prin intermediul unui computer, laptop, telefon mobil sau dispozitiv similar. Se referă inclusiv la date obţinute prin folosirea unor echipamente cum ar fi sistemul de acces într-o clădire (prin intermediul cadrului de acces), date privind utilizarea de vehicule (care au montat echipament de geo-localizare GPS) şi date cu sunet şi imagini, cum ar fi cele înregistrate de camerele de supraveghere video (CCTV) sau fotografiile, traficul Internet realizat prin intermediul terminalelor puse la dispoziţie de Organizaţie, informaţii generate de dispozitive şi terminale aparţinând sau puse la dispoziţie de Organizaţie.
“Prelucrarea” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
“Date sensibile cu caracter personal” înseamnă datele cu caracter personal care relevă origine rasială sau etnică, opinii politice, religioase sau filosofice, date privind starea de sănătate, orientarea sexuală, calitatea de membru într-un sindicat şi date genetice şi biometrice. Aceste tipuri de date beneficiază de protecţie specială conform legii.
Referirile în această informare la “angajare”, “muncă” şi alte expresii similare includ orice aranjament în baza căruia o persoană lucrează pentru Organizaţie sau ne prestează servicii în folosul Organizaţiei. Aceasta include persoanele care sunt angajaţii noştri şi, de asemenea, pe cei care prestează servicii prin aranjamente de liber profesionist sau reprezentant al unui contractor independent;
Folosim cuvantul “tu/dvs./dumneavoastră,” referitor la orice persoană încadrată în obiectul acestei Informări a Angajaţilor.
Temeiuri legale de prelucrare a datelor cu caracter personal
Care sunt temeiurile Organizației pentru prelucrare?
2. Prin legislația privind protecția datelor sunt stabilite temeiuri variate pe care Organizația se poate baza atunci când prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal. În anumite situații, se aplică mai mult de un temei legal de prelucrare. Mai jos redăm aceste temeiuri în următoarea enumerare: Contract, Obligație legală, Interese legitime și Consimțământ și arătăm semnificația fiecărui termen în parte:
(a) Contract – prelucrarea în baza acestui temei este necesară pentru executarea unui contract cu dvs. sau pentru a face demersuri la cererea dvs. înainte de încheierea unui contract. Prin acest temei de prelucrare sunt acoperite executarea obligațiile contractuale și exercitarea drepturilor noastre contractuale;
(b) Obligație legală – prelucrarea în baza acestui temei este necesară pentru conformarea Organizației la obligațiile legale ce îi revin. Prin acest temei de prelucrare asigurăm că executăm obligațiile noastre potrivit legislație în vigoare cu privire la salariați;
(c) Interese legitime – prelucrarea în baza acestui temei este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Organizație sau de o terță parte. Organizația, precum și terțe părți, avem interese legitime în conducerea și administrarea afacerilor. Datele dvs. nu vor fi prelucrate dacă în prelucrarea datelor prevalează interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale dvs. asupra intereselor de afaceri ale Organizației.
(d) Consimțământ – prelucrarea în baza acestui temei se realizează atunci când dvs. v-ați dat consimțământul pentru prelucrarea datele cu caracter personal. În general, prelucrarea datele dvs. de către Organizație nu se bazează pe consimțământ, însă pot apărea situații în care consimtământul dvs. este necesar pentru prelucrarea datelor (de ex. obținerea de rapoarte medicale).
Prelucrarea datelor sensibile cu caracter personal
3. În situația în care vom prelucra datele cu caracter personal sensibile despre dvs. ne vom asigura că se aplică unul din temeiurile legale pentru prelucrarea menționată incluzând următoarele situații:
(a) Prelucrarea este necesară pentru scopurile îndeplinirii obligațiilor și drepturilor dvs. sau ale noastre legate de angajare în măsura în care este autorizată de lege sau contract colectiv ( de ex. Prelucrarea datelor privind starea dvs. de sănătate, astfel încât să ne îndeplinim obligațiile de a vă asigura un mediu de lucru sănătos și sigur);
(b) Prelucrarea are legătură cu datele despre dvs. pe care le-ați făcut publice (de ex. dacă spuneți colegilor că sunteți bolnav);
(c) Prelucrarea este necesară cu scopurile de a stabili, a formula sau a apăra pretenții legale (de ex. putem prelucra datele despre rasa dvs. pentru a formula o apărare față de o eventuală reclamație de discriminare rasială formulată de către un alt angajat);
(d) Prelucrarea este necesară pentru a asigura îngrijirea sănătății sau asigurarea tratamentului, diagnosticului medical și evaluarea capacității dvs. de muncă;
(e) Prelucrarea pentru scopuri de egalitate și diversitate în măsura permisă de lege.
Alte informații despre datele cu caracter personal pe care le prelucrăm și scopurile noastre
4. Mai jos puteți regăsi scopurile pentru care prelucrăm datele dvs. cu caracter personal, exemple de date cu caracter personal care pot fi prelucrate și temeiurile legale în baza cărora prelucrăm datele, cu precizarea că exemplele de mai jos nu sunt exhaustive (deși în exemplele de mai jos nu sunt menționate date cu caracter personal legate de fapte penale, în cazul în care am afla că un salariat a fost suspectat sau a comis fapte penale, am putea prelucra acele informații dacă sunt relevante pentru scopurile noastre).
|
Dumneavoastra ca persoana vizata |
Scopul |
Exemple de date ce pot fi prelucrate |
Temeiuri pentru prelucrare |
| CandidatiStagiari | RecrutarePrograme de stagiatura | -informațiile cu privire la solicitarea dvs. de angajare şi evaluarea noastră a acestei solicitări, referințele dvs, orice verificări pe care le putem face pentru a verifica informaţiile furnizate sau verificarea antecedentelor dvs. şi orice informaţii legate de dreptul dvs. de muncă în România.-în cazul în care sunt relevante, putem prelucra şi informaţii cu privire la starea dvs. de sănătate, orice invaliditate şi orice altă informație privind relația de muncă. | ContractObligație legală
Interese legitime |
| Actuali si fosti angajati | Contractul dvs. de angajare, inclusiv încheierea, executarea și modificarea acestuia | -informațiile cu privire la termenii angajării dvs. periodic, inclusiv remuneraƫia şi beneficiile dvs., cum ar fi participarea la aranjamente de pensie, asigurări de viata şi medicale; şi orice scheme de bonusuri sau acțiuni.- informatii cu privire la programele de orientare a personalului.
– informatii cu provire la asigurarea de instrumente și/sau facilități care să permită ori să faciliteze realizarea sarcinilor de serviciu; |
ContractObligație legală
Interese legitime |
| Actuali si fosti angajati | Contactarea dvs. sau a altor persoane în numele dvs. | -adresa dvs. şi nr. de telefon, informaţii de contact de urgență şi informaţii cu privire la ruda cea mai apropiată-informatii despre membrii familiei, cu scopul inscrierii in programe de sanatate, planuri de pensii, etc. ca beneficiu | ContractInterese legitime |
| Actuali si fosti angajati | Administrarea statului de plată şi a altor beneficii financiare (inclusiv asigurare de viață) | -informații despre contul dvs. bancar, contribuțiile la Casa națională de asigurări de sănătate, la Casa de pensii, la impozit.-informații despre vacanțe și alte concedii şi absențe din cauza bolii.
– adeverinte medicale – formulare de prezenta |
ContractObligație legală
Interese legitime |
| Actuali si foști angajați | Susținerea şi conducerea activității şi performantei dvs. şi orice probleme de sănătate | – informații ocazionate de procese administrative și de suport legate de alte beneficii ale personalului precum călătoriile, prelucrarea cererilor de cheltuieli, cererile de asigurare medicală, administrarea deplasărilor, plănuirea și organizarea evenimentelor corporative.-informaţii legate de munca dvs., orice activităƫi de la locul de muncă şi performanța dvs.
– informatii legate de recunoașterea persoanelor pentru serviciile lor și acordarea de premii; – informații legate de formarea, învățarea și dezvoltarea profesională a angajaților; – evidența documentelor şi emailurilor create de dvs. sau legate de dvs. şi informaţii despre utilizarea sistemelor noastre inclusiv computere, laptopuri sau alte dispozitive. -informații de administrare/conducere cu privire la dvs. inclusiv note de ședință şi evidenta evaluarilor. -informații legate de conformarea dvs. la politicile noastre. -informaţii cu privire la acțiuni disciplinare, investigații şi cercetări disciplinare şi revendicari în care sunteți sau ati putea fi direct sau indirect implicat. -informaţii cu privire la sănătatea dvs., inclusiv forme de autocertificare, note de adecvare şi rapoarte medicale şi de sănătate ocupațională. -informaţii cu privire la părerea dvs. despre mentalitatea şi mediul de lucru din Organizație, opinii strânse pe baza de anchete anuale de angajare. |
ContractObligație legală
Interese legitime |
| Actuali si foști angajați | Modificarea sau terminarea raporturilor de muncă | -informații legate de orice ar putea afecta angajarea dvs. continuă sau condițiile colaborării, inclusiv orice propunere de promovare a dvs., de modificare a salariului dvs. sau a beneficiilor, de modificare a raporturilor de muncă sau de terminare a raporturilor de muncă | ContractInterese legitime |
| CandidațiStagiari
Reprezentanti ai unui colaborator Actuali si foști angajați |
Securitate fizică și securitatea sistemelor | -imagini captate cu camera de supraveghere CCTV.-evidența utilizării cartelelor de acces și a cardurilor similare de intrare.
-evidența utilizării de către dvs. a sistemelor noastre, inclusiv computere, telefoane și alte dispozitive și parole |
Obligație legalăInterese legitime |
| Foști angajați | Furnizarea de referințe legate de găsirea de către dvs. a unui nou loc de muncă | -informații privind activitatea dvs. la noi și performanța realizată de dvs. | ConsimțământInterese legitime |
| Actuali angajați | Furnizare de informaţii către terțe părți legate de tranzacțiile pe care le încheiem sau intenționăm să le încheiem | -informaţii privind contractul dvs. şi alte date de angajare care pot fi cerute de o parte într-o tranzacție cum ar fi un potenƫial cumpărător, vânzător sau furnizor de servicii externalizate. | Interese legitime |
| Actuali si fosti angajatiStagiari
Candidati |
Monitorizarea diversității și oportunității de șanse egale | -informații privind naționalitatea, originea rasială și etnică, sexul, orientarea sexuală, religia, dizabilități și vârsta dvs. | Interese legitime |
| CandidatiStagiari
Reprezentanti ai unui colaborator Actuali si fosti angajati |
Monitorizarea și investigarea cu politici și regulamente – ambele generale și specifice | Ne așteptăm ca angajaţii nostri si reprezentantii colaboratorilor, stagiarii să se conformeze la politicile şi regulamentele noastre şi să poată monitoriza sistemele noastre pentru a verifica conformarea. Mai putem avea preocupări specifice despre conformarea şi sistemul de verificari şi alte date supuse acestora (de ex. Logare în evidențe, evidențe de utilizare a emailurilor şi documentelor, imagini CCTV ). | Interese legitime |
| CandidatiStagiari
Reprezentanti ai unui colaborator Actuali si fosti angajati |
Dispute și proceduri judiciare/acțiuni în justiție | -orice informaţii relevante sau potențial relevante într-o dispută sau acțiune în justiție care ne afectează pe noi | Interese legitimeObligație legală |
| StagiariReprezentanti ai unui colaborator
Actuali si fosti angajati |
Operațiuni comerciale zilnice, inclusiv marketing și relații cu clienții | -informaţii legate de activitatea pe care dvs. o desfasurati pentru noi, rolul dvs. şi detaliile de contact, inclusiv relațiile cu clienții si furnizorii din prezent sau potențiali. Aceasta poate include o imagine a dvs. (fotografie) pentru uz intern sau extern sau acolo unde utilizam aplicatii de contact. | Interese legitime |
| CandidatiStagiari
Reprezentanti ai unui colaborator Actuali si fosti angajati |
Menținerea de evidențe comerciale corespunzătoare în timpul şi după incetarea relatiei cu dvs. | -informații legate de activitatea dvs., tot ceea ce faceți la locul de muncă și performanța dvs. relevantă | ContractObligație legală
Interese legitime |
| Actuali si fosti angajati | Operarea registrului de salariați/de autentificare | -periodic, informații despre numele dvs., funcția dvs., șefii, detalii de contact și alte informații | Interese legitime |
| Actuali si fosti angajati | Suport tehnic IT, copii de rezervă și recuperare în caz de dezastru | -orice informații care se impun pentru notificarea dvs. și/sau rezolvarea de dificultăți tehnice cu care vă confruntați. | Interese legitime |
| Actuali si fosti angajatiReprezentanti ai unui colaborator | Servicii financiar – contabile, inclusiv corespondență poștală/curierat, catering, vânzări fără numerar și recepție | -periodic, informații inclusiv numele dvs., funcția, locul de muncă, detalii de contact și alte informații. | Interese legitime |
De unde vin datele cu caracter personal
5. În momentul în care începeți colaborarea cu noi, datele inițiale cu caracter personal ale dvs. pe care noi le prelucrăm pot proveni de la dvs: de exemplu, detalii de contact, detalii bancare și alte informații furnizate de dvs. Organizația poate solicita referințe și informații pentru a verifica antecedentele dvs.
6. Pe perioada de recrutare si angajare, Organizația vă poate solicita să furnizați informații pentru alte scopuri, cum ar fi concediu de boală și concediu plătit de maternitate/paternitate. Dacă nu furnizați informațiile care vă sunt solicitate prin statut sau contract, puteți pierde beneficii sau noi putem decide să nu vă angajam, sau să încetăm contractul cu dvs. dacă sunt întrunite toate condițiile legale.
7. În cursul activității dvs. puteți primi date cu caracter personale legate de dvs. de la alte persoane. În cadrul Organizației, datele cu caracter personal pot proveni de la șefii/coordonatorii dvs. și de la alți colegi sau din sistemele noastre informatice. La nivel extern, datele pot proveni de la clienții/furnizorii nostri sau de la cei cu care comunicați prin email sau prin alte sisteme.
Cine ajunge să vadă datele dvs. cu caracter personal?
În cadrul Organizației
8. Datele dvs. cu caracter personal pot fi divulgate către șefii dvs. și/sau responsabilul din cadrul departamentului de resurse umane pentru angajare pentru scopuri administrative și de conducere. Mai putem divulga aceste date către alți membri din Organizația noastră și către Follie Follie Group, pentru aceleași scopuri.
La nivel extern
9. Vom divulga datele dvs. cu caracter personal în afara Organizației dacă dezvăluirea este compatibilă cu unul sau mai multe din temeiurile noastre legale pentru prelucrare și dacă facem asta, orice prelucrare va fi legală și corectă față de dvs.
Pentru toate categoriile de persoane prevăzute la paragraful 1, aliniatul 2 din Informare, mai putem divulga datele dvs. cu caracter personal în afara Organizației: (i) dacă dvs. consimțiți la această dezvăluire, (ii) în situațiile în care ni se impune prin lege să facem asta sau (iii) în situațiile legate de cercetări penale.
10. Pentru actualii si fostii angajati, mai putem divulga datele dvs. cu caracter personal dacă este necesar pentru interesul nostru legitim sau pentru interesele unei terțe părți, așa cum este atunci când vă asigurăm beneficii la angajare și putem avea nevoie să utilizăm o terță parte ca să asigure beneficiile, ceea ce va implica divulgarea datelor dvs. cu caracter personal către această parte, sub condiția ca aceste interese să nu fie prevalate de interesele și drepturile dvs., în special la dreptul la viață privată.
Situațiile specifice în care datele cu caracter personal aparținând actualilor și foștilor angajați pot fi dezvăluite includ:
(a) Dezvăluirea către organizaţiile care prelucrează date în numele nostru, cum ar fi servicii de state de plată, asigurători şi alţi asiguratori de beneficii, banca noastră şi organizaţiile care gazduiesc sistemele şi datele noatre informatice.
(b) Dezvăluirea către receptori externi de comunicaţii electronice (cum ar fi emailuri) care conţin datele dvs. cu caracter personal.
(c) Dezvăluirea pe baza de confidenţialitate către un potenţial cumpărător al afacerii noastre sau societate pentru scopuri de evaluare;
(d) Dezvăluirea date dvs. cu caracter personal în situația în care intervine un transfer al întreprinderii, al unităţii sau al unor părţi ale acestora către o altă organizație potrivit Legii nr. 67/2006;
(e) Dezvălurea către societatea mamă pentru scopurile de a conduce afacerea (de ex. în legătură cu analiza performanței personale, inclusiv aspectele legate de acordarea de bonusuri sau dezvoltare a carierei).
Retenția datelor dvs. cu caracter personal – mai multe informații
11. Organizația nu va păstra datele dvs. mai mult decât este necesar pentru scopurile noastre.
În general, vom păstra datele dvs. cu caracter personal pe durata colaborării cu dvs.. și o perioadă de timp după aceea conform cerințelor legale aplicabile. În considerarea perioadei pentru care stocăm datele vom lua în calcul relevanța lor pentru activitatea noastră și colaborarea cu dvs.
Dacă datele dvs. cu caracter personal sunt utile doar pentru o scurtă perioadă de timp (de ex. înregistrările camerelor de supraveghere sau o înregistrare a solicitării de concediu) le putem șterge.
Datele cu caracter personal ale candidaților pentru un anumit post (alții decât persoana selectată pentru postul respectiv) vor fi șterse conform procedurii interne aplicabile.
Accesul la datele dvs. cu caracter personal și alte drepturi
12. Politica Organizației este de a fi cât mai transparenți în relația cu dvs față de datele dvs. cu caracter personal pe care le prelucrăm și oricând doriți informații despre datele dvs puteți să ni le solicitați.
De asemenea, aveți dreptul de a solicita accesul la datele cu caracter personal. În cazul în care alegeți să vă exercitați acest drept și noi deținem date cu caracter personal despre dvs. vă vom furniza următoarele: (i) vă vom pune la dispoziție o descriere și o copie a datelor cu caracter personal și (ii) vă vom comunica de ce le prelucrăm.
În cazul în care faceți o solicitare de acces la date și exista nelămuriri cu privire la identitatea dvs. ni se poate impune să vă furnizăm informații din care să ne convingem cu privire la identitatea dvs.
Pe langă dreptul de acces la date, mai aveți următoarele drepturi:
(a) Dreptul la portabilitatea datelor – se refera la dreptul de a primi datele personale într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și la dreptul ca aceste date să fie transmise direct altui operator, dacă acest lucru este posibil din punct de vedere tehnic;
(b) Dreptul la opozitie vizează dreptul dvs. de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal în anumite situații;
(c) Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice în legătură cu dvs. sau vă afecteaza în mod similar într-o măsură semnificativă;
(d) Dreptul la rectificare se refera la posibilitatea dvs. de a solicita corectarea datelor cu caracter personal inexacte. Rectificarea va fi comunicată fiecărui destinatar către care au fost transmise datele dvs., cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporționate.
(e) Dreptul la ștergerea datelor (“dreptul de a fi uitat”) inseamna ca aveți dreptul de a solicita ștergerea datele cu caracter personal, în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive: (i) acestea nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate, (ii) ne retrageți consimțământul și nu există niciun alt temei juridic pentru prelucrare, (iii) vă opuneți prelucrării si nu există interese legitime care să prevaleze și (iv) datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale.
(f) Dreptul la restricționarea prelucrarii poate fi exercitat în cazul în care: (i) dvs. contestați exactitatea datelor pentru o perioada de timp care permite Organizației să verifice exactitatea datelor, (ii) prelucrarea este ilegala, iar dvs. vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor, (iii) Organizația consideră că nu mai are nevoie de datele dvs. cu caracter personal în scopul prelucrării, dar dvs. ni le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță și (iv) dvs. v-ați opus prelucrării în temeiul dreptului la opoziție, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale noastre prevalează asupra celor ale dumenavoastră.
În cazul în care prelucrarea datelor dvs. este bazată pe consimțământ ca temei legal, vă puteți retrage consimțământul în orice moment, dar, dacă vă exercitați acest drept, nu va fi afectată legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii consimțământului dumneavoastră.
Plângeri
13. În cazul în care doriți să formulați o plângere cu privire la prelucrarea de către noi a datelor dvs. cu caracter personal, o puteți adresa către Responsabilul cu Protecția Datelor – DPO. De asemenea, puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) – www.dataprotection.ro